Agentur für Querdenker – flexibler Office-Service für KMU

Virtual Office Services – Outsourcing

Virtual Office Services – Outsourcing


Lösen Sie die Handbremse in Ihrem Unternehmen.


Erkennen Sie sich ?

Sie haben keine oder nur wenige Büromitarbeiter/-innen, vielleicht sogar den eigenen Partner, gehen selbst ans Telefon (soweit Sie nicht im Kundentermin, in Besprechung oder auf der Baustelle sind). Ihre mails bearbeiten Sie in der Regel abends bis etwa 23.00 Uhr, genauso wie die Angebote für Ihre Kunden und Ihre Buchhaltung (zumindest die Belege, die Sie für Ihren Steuerberater sammeln). Die ganzen Werbeanfragen für Anzeigen in der Lokalzeitung, die Suchmaschinenoptimierung Ihrer Webseite, den Stand auf der Gewerbeschau, aber auch die Antworten auf Anfragen von Finanzamt, Kammer und Internetdienstleister etc., all diese Entscheidungen müssen warten, bis Sie meistens am Wochenende oder an den eher seltenen Urlaubstagen die Zeit dazu finden. Sie haben wenig Freizeit, müssen sich oft um administrative Dinge kümmern, die Ihnen schwer von der Hand gehen, weil sie nichts mit Ihren eigentlichen Kompetenzen zu tun haben. Das raubt Ihnen Ihre wertvolle Zeit und Ihre Nerven. Falls Sie Mitarbeiter haben, sind die ausgelastet und/oder in manchen Dingen schlicht überfordert, zusätzliche Kräfte können und/oder wollen Sie nicht einstellen. Kleinere Arbeiten auszulagern ist of schwierig und wird von Auftragnehmern nicht gern gesehen weil uneffizient.

Sie arbeiten in einem kleineren bis mittelständischen Betrieb, über Jahrzehnte gewachsen, vielleicht sind auch Familienmitglieder tätig, mit denen es manchmal schwierig wird, wenn zwar der Wille aber nicht unbedingt immer die Kompetenz umfassend vorhanden ist. Die Aufträge werden mehr, die Aufgaben und Anforderungen auch, besonders wenn es um internationale Geschäftskontakte geht. Mit „ambitionierten“ Marketingagenturen, überbordend versierten Aushilfs-Bürokräften und der hyper-engagierten Teamassistentin haben Sie schon Ihre Erfahrungen gemacht. Prinzipiell läuft es ganz gut, aber in bestimmten Situationen geht es absolut an die Grenzen (Messevorbereitung, Urlaubs-/Krankheitszeiten, Projektengpässe, Know-How fehlt etc.). Gute Mitarbeiter sind schwer zu finden, die Einarbeitung dauert zu lange, Fehlgriffe kommen teuer zu stehen. Oftmals fehlt Ihnen einfach die „Dritte Hand“, die schnell und unkompliziert eingreift. Sie spüren und wissen, daß es Ressourcen und Potential für Optimierungen gibt, können sich aber aufgrund Ihres Tagesgeschäftes darum nicht ausreichend kümmern.

Die Größe Ihres Unternehmens / Ihrer Abteilung verträgt zwar prinzipiell einen gewissen „Speck“, was die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und eingefahrene Strukturen in deren Arbeitsweise anbelangt. Aber der erschwert Ihnen ein effizientes Arbeiten. Es fehlt der frische Wind, der die Mitarbeiter mitreißt und sie in die Gänge bringt. Möglicherweise können Sie aufgrund der vorgegebenen Strukturen nicht beliebig umstellen, Budgetrahmen zerren an Ihren Ressourcen, keiner scheint sich so wirklich verantwortlich zu fühlen, Ihre Projektplanung gerät ins Wanken. Was Sie veranlasst, Arbeiten, um die sich eigentlich Ihre Assistenz kümmern sollte, selbst zu erledigen und vielleicht sogar mit nach Hause zu nehmen, was Ihnen wiederum Ihre Freizeit raubt und Ihr Privatleben nicht unbedingt fördert…

 


Wir können helfen. Schnell, kostengünstig, effizient.


Hier einige Vorteile unseres Virtual Office Services:


  • Sie werden nicht durch Krankheit oder Abwesenheit von Mitarbeitern im täglichen Ablauf blockiert
  • Wir arbeiten ohne Murren auch an Sonn- und Feiertagen für Sie
  • Sie müssen keinen Arbeitsplatz inkl. Hard- und Software unterhalten
  • Sie müssen für uns keine Lohnnebenkosten zahlen
  • Sie müssen keinen Urlaub und auch keine Krankheitstage zahlen
  • Sie müssen kein 13. (vielleicht sogar noch ein 14.) Gehalt bezahlen
  • Sie müssen niemanden „anlernen“, unsere Mitarbeiter sind alles erfahrene Kräfte
  • Sie müssen keine „halben Sachen“ hinnehmen, weil es Mitarbeiter bei Ihnen nicht besser können
  • Sie sehen jederzeit online genau, was in welcher Minute für Sie gearbeitet wurde und zahlen keine Kaffee-, Rauch- oder verlängerten Mittagspausen mit
  • Sie sparen sich Verluste durch fehlende Abstimmungsarbeit

Die Liste läßt sich beliebig fortsetzen.


Gegenrechnung


Was kostet eine durchschnittliche Teamassistentin tatsächlich im Jahr? Hier unser Vergleich:


Ausgehend von einer bayerischen Sekretärin mit einem

  • durchschnittlichen monatlichen Bruttogehalt von 3422€ (Quelle: Statistik Bayern 2012)
  • 13 Monatsgehältern
  • Lohnnebenkosten von rund 25%
  • 249 Arbeitstagen (2013 – inkl. Feiertagen) abzgl. 30 Urlaubs- und 4 Krankheitstagen= 215 reine Arbeitstage
  • einer 40-Std. Woche ( 5 x 8 Stunden)

kostet Sie diese Mitarbeiterin faktisch

32,33 € pro Arbeitsstunde.

Leerlaufzeiten sind hier selbstverständlich noch nicht berücksichtigt.


Wenn wir aber davon ausgehen, dass diese Dame täglich im Durchschnitt morgens 10 Minuten mit ihren Kollegen/-innen plaudert, 5 Rauchpausen á 5 Min. macht und einmal pro Woche nur ein paar Minuten zu spät zur Arbeit kommt, erhöht sich der Betrag schon auf

34,82 € pro Arbeitsstunde.

Hier wiederum nicht berücksichtigt sind die ganzen Kosten, die Mitarbeiter verursachen für

  • Einrichtung des Arbeitsplatzes wie Schreibtisch, Stuhl, Arbeitsmaterial, Notebook, Telefon, Handy, Software-Lizenzen, Drucker etc.
  • Versicherungsprämien
  • Kosten für die Mietflächen
  • Wasser-/Strom- und Heizungskosten, etc. etc.

Und natürlich auch nicht berücksichtigt sind die Kosten, wenn diese Mitarbeiterin nach ein paar Monaten kündigt (gekündigt wird) und Sie wieder eine Neue einarbeiten müssen, da verdoppeln sich dann Kosten schnell einmal. Schon erlebt? Da sind Sie bei Weitem nicht alleine…


Überzeugt?


Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme oder die Buchung Ihres ersten Auftragspaketes, die Sie gleich online losschicken können.


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